Es un hecho de la vida empresarial. Pasamos la mayor parte de nuestro tiempo en reuniones. Y según lo que me han dicho en varias oportunidades, las reuniones no representan lo mejor del día. Se pasa demasiado tiempo en conversaciones que parecen no tener fin y en las que unas pocas personas controlan el debate. No se logran cerrar los temas porque la discusión se desvía, se va por la tangente, entra en un laberinto sin salida. Algunas reuniones terminan sin tener un sentido claro de su objetivo ni de los pasos a seguir. Luego viene la inevitable reunión, después de la reunión, para hablar sobre la reunión. A esta altura, a la gente le queda poca energía. Algunos se sienten visiblemente frustrados y se ven obligadas a expresar lo que piensan: “¡Esta reunión es una pérdida de tiempo!” Pero no dicen nada porque Ud. es el jefe y organizó la reunión. Si esto les resulta conocido, entonces la cuestión es ¿de qué manera pueden aprovechar al máximo estas reuniones tan poco gratificantes que tanto Ud. como su equipo tienen que padecer?
A medida que pasa el tiempo, las personas sienten la necesidad de hacer más en menos tiempo y las reuniones tienen un papel fundamental cuando se trata de satisfacer esta necesidad. Para ello, es necesario cambiar la forma en que celebramos las reuniones. Entonces, pregúntese: ¿y si fuera posible salir del “laberinto”, es decir, evitar conversaciones que no llevan a ninguna parte? ¿Qué tal si pudiera ahondar en lo que realmente importa con mayor rapidez? ¿Y si pudiera lograr aceptación de manera más eficaz y alinearse con los demás más rápidamente? ¿Qué pasaría si pudiera proponer y cerrar temas, crear consenso, y gestionar la toma de decisiones con más eficacia? Y tal vez, más importante aún, ¿qué tal si pudiera obtener el visto bueno de los demás y, al mismo tiempo, motivarlos para que cumplan con su compromiso? ¿Y si las reuniones hicieran sentir a todos con energía, enfocados, serenos y listos para enfrentar los desafíos que tienen por delante? Éste es el objetivo de la facilitación consciente de reuniones.
La facilitación consciente de reuniones transforma la experiencia de las reuniones en una de logro y motivación. ¿Pero cuál es el significado exacto de la facilitación “consciente” de reuniones? Se refiere a operar con una mayor conciencia sobre los modelos mentales y comportamientos que impactan en los resultados de una reunión. De hecho, la facilitación consciente de reuniones comienza con establecer los modelos mentales adecuados que, a su vez, se traducen a los comportamientos que dan lugar a reuniones más eficaces. La facilitación consciente de reuniones ayuda a las personas a darse cuenta de las elecciones que deben hacer para cumplir con estos modelos mentales y comportamientos.
Cómo Establecer Modelos Mentales Claros y Expectativas de Comportamiento
En su libro “The Skilled Facilitator”, Roger Schwarz propone utilizar un modelo de Aprendizaje Mutuo con el fin de informar a los modelos mentales y comportamientos de los participantes de las reuniones. Estos modelos mentales y comportamientos determinan las condiciones para crear transparencia, comprensión, respaldo efectivo, preguntas inteligentes y soluciones colaborativas.
El modelo de Aprendizaje Mutuo pretende abordar la necesidad de que los participantes se manejen con una fuente común de información, entiendan y respeten los diferentes puntos de vista, y aclaren cómo el proceso de toma de decisiones se producirá antes de la toma real de las decisiones. El modelo mental de Aprendizaje Mutuo propuesto por Schwarz presenta cinco valores fundamentales: transparencia, curiosidad, elección informada, responsabilidad y compasión. Estos valores, a su vez, generan comportamientos eficaces que se mantienen mediante la facilitación consciente de reuniones. Dichos comportamientos incluyen expresar opiniones y formular preguntas genuinas, compartir información pertinente, explicar las razones y la intención, enfocándose en intereses y no en posiciones, examinando suposiciones e inferencias, y definiendo los pasos a seguir en forma conjunta.
La facilitación consciente de reuniones establece estos valores y comportamientos como expectativas que cada uno de los participantes tiene de los demás. Se presentan como reglas básicas que los participantes deben aceptar. Luego, la reunión se convierte en un espacio con igualdad de condiciones para ideas, puntos de vista, creencias y posibilidades, y el facilitador respalda la aceptación, por parte de los participantes, de estas reglas básicas.
Finalmente, la facilitación consciente de reuniones significa que todos los aspectos del diseño y la preparación de una reunión, así como también su facilitación, se realizan teniendo conciencia de múltiples dimensiones, tanto física como cognitiva y emocional, y todas ellas dan lugar a un resultado de negocio específico deseado. Veamos cada una de estas dimensiones.
Las Cinco Dimensiones de una Experiencia Sana y Eficaz de Reuniones
La facilitación consciente de reuniones se basa en gestionar lo que llamamos las 5 dimensiones de una experiencia sana de reunión:
- Confort físico
- Control del tiempo y el tráfico
- Foco cognitivo
- Gestión de emociones
- Resultados de negocios
- Confort Físico
Los seres humanos necesitan estar en una posición de confort físico para distender sus preocupaciones y focalizar su atención. Esto significa no solo tener un lugar cómodo en dónde sentarse, una silla que soporte su cuerpo y espalda, sino también un ritmo de reunión que alinee el ritmo natural de su cuerpo y la necesidad de circulación, nutrición y atención del llamado de la naturaleza. Las reuniones grandes requieren asientos cómodos, movimiento, descansos regulares y el tipo adecuado de estímulo para una concentración focalizada.
- Control del Tiempo y el Tráfico
Solo después del confort físico, la gestión del tiempo y de la interacción de las personas es fundamental para que las reuniones fluyan mucho mejor. ¿A quién le toca hablar? ¿Cuánto tiempo es demasiado tiempo? ¿Cuánto tiempo requiere un tema o una tarea? ¿Cómo se asegura de que se ha tenido en cuenta la opinión de todos? Estos interrogantes se abordan con una buena facilitación del tiempo y el control del tráfico.
- Foco Cognitivo
Las dimensiones uno y dos abordan los aspectos básicos de la facilitación de reuniones, los cuales pueden hacer que toda reunión se realice de manera más eficiente. No obstante, para aumentar la eficacia es necesario manejar la atención de la gente, proponerles debates y vigilar sus modelos mentales a fin de centrarse en su capacidad de responder mientras esté dispuesto y curioso. El sabelotodo y el víctima destrozan la productividad.
- Gestión de Emociones
De la misma manera que un facilitador habilidoso puede manejar el foco cognitivo de las personas y de los grupos, también puede hacerlo con las emociones de los participantes. Las emociones son nuestras reacciones viscerales ante los temas que se debaten, la manera y el entorno en los que se tratan y la reflexión individual sobre cómo estos factores se ajustan a sus estándares de lo que significa la inversión de tiempo valioso. La facilitación habilidosa constantemente controla el estado emocional de los participantes, y sabe cuándo y cómo intervenir para mantener las emociones sanas y en favor de cumplir con los objetivos.
- Resultados de Negocio
Por último, las reuniones son tan buenas como el resultado de los negocios que surgen de tales reuniones. Los facilitadores habilidosos saben cómo mantener las reuniones centradas en los resultados deseados de los negocios. Ellos saben cómo manejar las relaciones entre conceptos complejos sin tener que saber todos los detalles. Son capaces de mantener conversaciones de negocios, sin perder de vista el principal objetivo comercial.
Modos de Reuniones
La mayoría de las reuniones, independientemente de lo que parezcan, tienen tres propósitos: informar, analizar y decidir.
Una vez que hayamos comprendido el propósito y el resultado deseado de cada modo, un facilitador puede manejar de manera más eficaz la interacción hacia un resultado significativo. Veamos cada uno de los tres modos de reuniones:
- Informar
El propósito de este modo es compartir la información con otros. Lisa y llanamente, es confiarles información, conocimiento, y/o conceptos a los participantes por el simple hecho de que conozcan la información. En este modo, lo que más importa es asegurarse de que todos los participantes hayan entendido claramente lo que se les está informando.
- Debatir
El objetivo de este modo de reunión es compartir y debatir perspectivas, y construir sobre ideas propias o ajenas. Para este modo, es importante asegurarse de que cada uno de los participantes haya tenido la misma oportunidad de haber sido escuchados.
- Decidir
Después de que la gente ha sido informada, y que se han producido todos los debates pertinentes, llega un momento en el que se tiene que tomar una decisión. El rol de la facilitación consciente de reuniones es garantizar que los participantes están adoptando conscientemente un método o modelo de toma de decisiones, el cual deberá ser previamente acordado.
Pareciera que se necesita mucho conocimiento y habilidades; sin embargo, los entornos y los desafíos de negocios, cada vez más complejos, necesitan un nuevo tipo de disciplina de reuniones que siga el ritmo y la exigencia que estos dos aspectos plantean.
El Modelo Mental Agile se trata de CREAR PROACTIVAMENTE cambios en entornos inciertos y disruptivos. A diferencia de la resiliencia, es RESPONDER REACTIVAMENTE a los cambios de manera constructiva.
Además de preguntas como estas, los líderes necesitan un 
